Ordina

Het kantoor van Ordina Finance aan de Paasheuvelweg in Amsterdam Zuidoost werd vanwege de groei te klein. Ook was het niet meer representatief voor de ontvangst van klanten en bood het te weinig comfort voor de medewerkers om hun werk te kunnen doen. Op loopafstand werd een nieuw kantoor gevonden.

Bij de indiensttreding van Ingrid Wendel als office manager bij Ordina Finance, kreeg zij ook de rol van projectmanager voor de complete verhuizing (voorbereiding, bouwfase, oplevering).

Het bijzondere in deze opdracht was de combinatie met de rol van office manager. Daarmee zorgde Ingrid ervoor dat het nieuwe kantoor ook goed door de mensen kon worden gebruikt. Dan hebben we het over de organisatie van de schoonmaak, de beveiliging, restaurant en barfunctie, opstellen van gebruiksregels, medewerkers voorzien van toegangspas, opstarten van BHV, uitbreiden van het receptieteam, parkeerbeleid, inrichten van telefonie en medewerkers voorzien van instructies.

Daarnaast voerde Ingrid de volgende activiteiten uit:

Gebouwen in de omgeving bekeken en op basis daarvan een keuze gemaakt voor de afwerking aan de buitenzijde van het pand (rode baksteen in plaats van glanzend plaatmateriaal)
Planning gemaakt voor het proces vanaf de start van de bouw tot aan de oplevering
Partij geselecteerd (2M Architektuur) voor de begeleiding van de bouw en inrichting tot en met de oplevering. Ook namens de bouwmaatschappij was een vertegenwoordiger actief betrokken. Er was veelvuldig contact over de faciliteiten rond het gebouw en de centrale hal en receptie
Maandelijkse projectmeetings gepland om de voortgang te bespreken en op tijd keuzes te kunnen maken in verband met levertijden van materialen, waardoor tussentijdse planningen zijn gehaald en daarmee ook de verhuisdatum
Ruimtes bepaald waar medewerkers elkaar kunnen ontmoeten (restaurant, bar, middenkernen, koffiehoek op iedere verdieping)
Materialen uitgezocht om de sfeer en uitstraling van het nieuwe kantoor te versterken
Verhuizer geselecteerd en datum voor verhuizing gepland
Kantoor volgens planning opgeleverd en vervolgens verhuizing gecoördineerd. Op de afgesproken datum konden alle medewerkers aan de slag op hun nieuwe werkplek
De ‘finishing touch’ gerealiseerd nadat we één maand gewerkt hebben in het nieuwe kantoor. Als je er werkt ervaar je wat werkt en wat niet. Met die ervaring kun je ook de laatste dingen goed regelen, waardoor het project succesvol wordt afgerond. De managers en medewerkers zijn blij met hun nieuwe werkomgeving.

“Ik heb als projectmanager vanuit het architectenbureau met Ingrid samengewerkt voor de inrichting en begeleiding van het nieuwe kantoor van Ordina Finance in Amsterdam. Een mooi en groot nieuw kantoor waarbij zij als projectmanager deel heeft uitgemaakt van het project- en ontwerpteam. Mijn opdrachtgever werd ook de gebruiker van het gebouw. Er was dus een gedeelde verantwoordelijkheid in het realiseren van het project. Belangrijke bijdragen van Ingrid in het succes lagen vooral op het vlak van de communicatie en organisatie maar ook zeker het aandragen van eigen (esthetische) ideeën en oplossingen. Zij was de schakel tussen opdrachtgever/de organisatie(cultuur) en leverancier en dit heeft op een effectieve manier bijgedragen aan het succes van het project.

Het eindresultaat was een kwalitatief hoogwaardig pand, in goede verhouding met de prijs en voor alle medewerkers goede voorzieningen om plezierig in te werken. Vooral de actieve, positieve en trouwe persoonlijkheid van Ingrid is me bijgebleven en ze is een persoon waar je heel goed mee kan samenwerken. De ervaring van dit project gecombineerd met haar kwaliteiten vormt een perfecte basis om de dienstverlening van SmilingFirst aan te bieden. Voor haar toekomstige klanten is het simpel want Ingrid zegt wat ze doet en doet wat ze zegt!”

— Niels Maree, directeur van MarCoon (voorheen Projectmanager 2M Architektuur)

SmilingFirst is op werkdagen bereikbaar op het telefoonnummer 06 57 59 02 87
Mailen kan natuurlijk ook. Stuur uw bericht naar info@smilingfirst.nl